Questions fréquemment posées sur les factures
Voici les questions les plus fréquemment posées à propos des factures. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? N’hésitez pas à prendre contact avec notre service Facturation.
- Quel délai d'envoi standard visons-nous pour nos factures ?
- Pourquoi les factures sont-elles envoyées si tard, parfois un an après l’admission ?
- Comment fonctionne le système de rappel ? Quels frais sont facturés ?
- J’ai reçu une facture de rappel, comment cela se fait-il ?
- La facture peut-elle être envoyée plus vite en cas de décès ?
- Puis-je recevoir une facture électronique ?
Quel délai d'envoi standard visons-nous pour nos factures ?
L’UZ Brussel souhaite réduire à un minimum le temps écoulé entre la prestation et la facturation. Les factures sont envoyées une fois par mois. Ce délai idéal est donc d’un mois. Cependant, la facturation est un processus complexe, qui dépend notamment de l’envoi de données correctes et en temps voulu par tous les services concernés. Corriger et compléter les informations manquantes ou peu claires prend du temps. Plus la marge d’erreur est réduite et plus l’envoi des données par les services est ponctuel, moins la facturation prend de temps.
Pourquoi les factures sont-elles envoyées si tard, parfois un an après l’admission ?
L’UZ Brussel est passée à un nouveau logiciel de facturation. Cette transition a été complexe et a entraîné des retards de facturation. Actuellement, la plupart des factures jusqu’à novembre 2020 inclus ont été envoyées. La plus grande partie des retards devraient avoir été rattrapés à l’été 2021.
Comment fonctionne le système de rappel ? Quels frais sont facturés ?
Les factures sont payables dans les 20 jours qui suivent la réception. En cas de dépassement de cette date, un surcoût est facturé à titre d’indemnisation.
- Au premier rappel, nous facturons des frais administratifs de 12,50 €.
- En cas de non-paiement, le dossier est transmis à notre agence de recouvrement. Un deuxième et dernier rappel est envoyé. A cette occasion, nous facturons 40 € à titre d’indemnisation forfaitaire.
Au cours de la phase amiable, nous ne facturons jamais d’ « intérêts » sur le montant réel de la facture ; il s’agit toujours de frais administratifs forfaitaires. Ce système de rappels est hélas un mal nécessaire. Ce n’est que lorsque le dossier est transmis à notre avocat que les intérêts légaux sont ajoutés. Pour assurer le bon fonctionnement de l’hôpital, il est essentiel que les factures soient payées à temps.
Pour les patients ayant des soucis financiers, il est possible de mettre en place un plan de paiement avec notre service comptable.
J’ai reçu une facture de rappel, comment cela se fait-il ?
Notre nouveau logiciel connaît encore quelques problèmes de mise en route. Il arrive que sur la facture principale certaines informations soient manquantes (données transmises trop tard). Dans ce cas, une facture complémentaire est émise. Le logiciel prévoit automatiquement la même date limite de paiement que pour la facture principale. Il arrive donc que parfois des rappels soient envoyés à tort. Dans ce cas, n’hésitez pas à prendre contact avec le service Facturation. Nous nous efforçons d’apporter au plus vite une solution à ce problème.
La facture peut-elle être envoyée plus vite en cas de décès ?
Lorsqu’un patient décède, il est important que la facture soit envoyée rapidement dans le cadre du règlement de la succession. D’un point de vue humain, il est évidemment préférable de ne pas recevoir des factures plusieurs mois après le décès. Nous travaillons actuellement à un système qui permette d’accélérer automatiquement la facturation des proches des patients décédés dans notre hôpital.
Dans le cas des patients décédés dans un autre hôpital et pour lesquels une facture est due à l’UZ Brussel, nous demandons aux familles de bien vouloir nous en avertir.
Puis-je recevoir une facture électronique ?
Cela fait déjà un certain temps qu’un traitement numérique est possible via l’ application POM. Cependant, la facturation électronique ne sera mise en œuvre à grande échelle que fin 2021 au plus tôt. Pour les factures nécessitant une attestation, la facturation électronique reste malheureusement indisponible pour le moment.